Payments & Registrations

Registration and invoicing of participants

Once a team leader has registered his or her team for a discipline, an invoice for the registration fee will be automatically generated and sent. This invoice will be addressed to the contact person designated during registration as responsible for payment. If no separate contact person was specified, the invoice will be sent directly to the team leader.

It is the responsibility of the team leader to ensure that the invoice reaches the correct person. Should the invoice have been sent to the wrong person, it is the team leader's responsibility to rectify this promptly and forward the invoice to the appropriate contact person within the club or organisation.

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Payment of the invoice

When making a payment, it is mandatory to use the structured payment reference stated on the invoice. This structured reference allows payments to be processed quickly and accurately, and to be linked to the correct registration without delay.

Should the structured payment reference not be used for technical or other reasons, the free communication field must include the following information, clearly legible:

• The abbreviated club name
• The country of the club
• The discipline for which registration was made
• The number of participants

Payments where this information is missing or incomplete cannot be processed automatically and may result in a delay in the confirmation of the registration. In the event of persistent uncertainty regarding a payment, the team leader will be contacted directly.

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VAT obligations as of 2026

As of 2026, the FMBB is subject to VAT legislation in Belgium. This has a direct impact on the invoicing of registration fees: all invoices will henceforth include 21% VAT, as required by law.

It is important to emphasise that this VAT amount is transferred in full to the Belgian tax authorities. The FMBB does not retain this amount, and it does not benefit the organisation in any way. This is therefore explicitly not an increase in the actual participation costs — the base registration fee remains unchanged.

Clubs and organisations that are themselves subject to VAT may be able to reclaim the VAT through their own VAT return. We recommend seeking advice from your own accountant or tax adviser regarding this matter.

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Payment deadline and follow-up

To ensure smooth organisational processing, we kindly request all clubs and team leaders to settle their invoice within the payment deadline stated on the invoice. Late payments may affect the final confirmation of the registration.

Should you have any questions regarding an invoice, a payment, or the VAT situation, please do not hesitate to contact the FMBB through the usual contact details. We are happy to assist you.

Paiements & Inscriptions

Enregistrement et facturation des participants

Dès qu'un chef d'équipe a inscrit son équipe pour une discipline, une facture pour les frais d'inscription sera automatiquement générée et envoyée. Cette facture sera adressée à la personne de contact désignée lors de l'inscription comme responsable du paiement. Si aucune personne de contact distincte n'a été précisée, la facture sera envoyée directement au chef d'équipe.

Il est de la responsabilité du chef d'équipe de s'assurer que la facture parvient à la bonne personne. Si la facture a été envoyée à la mauvaise personne, il appartient au chef d'équipe de rectifier cela rapidement et de transmettre la facture à la personne de contact appropriée au sein du club ou de l'organisation.

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Paiement de la facture

Lors du règlement d'une facture, il est obligatoire d'utiliser la communication structurée indiquée sur la facture. Cette référence structurée permet de traiter les paiements rapidement et avec précision, et de les associer sans délai à l'inscription correspondante.

Si la communication structurée ne peut pas être utilisée pour des raisons techniques ou autres, la communication libre doit obligatoirement contenir les informations suivantes, de manière clairement lisible :

• Le nom abrégé du club
• Le pays du club
• La discipline pour laquelle l'inscription a été effectuée
• Le nombre de participants

Les paiements pour lesquels ces informations sont manquantes ou incomplètes ne peuvent pas être traités automatiquement et peuvent entraîner un retard dans la confirmation de l'inscription. En cas d'incertitude persistante concernant un paiement, le chef d'équipe sera contacté directement.

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Obligations TVA à partir de 2026

À partir de 2026, la FMBB est soumise à la législation TVA en Belgique. Cela a un impact direct sur la facturation des frais d'inscription : toutes les factures incluront désormais 21% de TVA, conformément à la législation en vigueur.

Il est important de souligner que ce montant de TVA est intégralement reversé aux autorités fiscales belges. La FMBB ne conserve pas ce montant et celui-ci ne bénéficie en aucune façon à l'organisation. Il ne s'agit donc explicitement pas d'une augmentation des frais de participation réels — le montant de base de l'inscription reste inchangé.

Les clubs et organisations qui sont eux-mêmes assujettis à la TVA pourront éventuellement récupérer la TVA via leur propre déclaration TVA. Nous recommandons de consulter votre propre comptable ou conseiller fiscal à ce sujet.

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Délai de paiement et suivi

Afin de garantir un traitement organisationnel fluide, nous demandons à tous les clubs et chefs d'équipe de régler leur facture dans le délai de paiement indiqué sur la facture. Les paiements tardifs peuvent affecter la confirmation définitive de l'inscription.

Pour toute question concernant une facture, un paiement ou la situation TVA, n'hésitez pas à contacter la FMBB via les coordonnées habituelles. Nous sommes à votre disposition pour vous aider.

Here is the German translation:

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Zahlungen & Anmeldungen

Registrierung und Rechnungsstellung der Teilnehmer

Sobald ein Teamleiter seine Mannschaft für eine Disziplin angemeldet hat, wird automatisch eine Rechnung für die Anmeldegebühr erstellt und versandt. Diese Rechnung wird an die bei der Anmeldung als zahlungsverantwortlich angegebene Kontaktperson gerichtet. Wurde keine separate Kontaktperson angegeben, wird die Rechnung direkt an den Teamleiter gesandt.

Es liegt in der Verantwortung des Teamleiters sicherzustellen, dass die Rechnung die richtige Person erreicht. Sollte die Rechnung an die falsche Person gesandt worden sein, ist es Aufgabe des Teamleiters, dies zeitnah zu korrigieren und die Rechnung an die zuständige Kontaktperson innerhalb des Vereins oder der Organisation weiterzuleiten.

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Bezahlung der Rechnung

Bei der Begleichung einer Rechnung ist es zwingend erforderlich, den auf der Rechnung angegebenen strukturierten Verwendungszweck zu verwenden. Dieser strukturierte Verwendungszweck ermöglicht eine schnelle und fehlerfreie Verarbeitung der Zahlungen und deren unverzügliche Zuordnung zur entsprechenden Anmeldung.

Sollte der strukturierte Verwendungszweck aus technischen oder anderen Gründen nicht verwendet werden können, muss das freie Verwendungsfeld folgende Angaben in gut lesbarer Form enthalten:

• Den abgekürzten Vereinsnamen
• Das Land des Vereins
• Die Disziplin, für die die Anmeldung erfolgt ist
• Die Anzahl der Teilnehmer

Zahlungen, bei denen diese Angaben fehlen oder unvollständig sind, können nicht automatisch verarbeitet werden und können zu einer Verzögerung bei der Bestätigung der Anmeldung führen. Bei anhaltender Unklarheit bezüglich einer Zahlung wird der Teamleiter direkt kontaktiert.

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MwSt.-Pflicht ab 2026

Ab dem Jahr 2026 unterliegt die FMBB der Mehrwertsteuergesetzgebung in Belgien. Dies hat direkte Auswirkungen auf die Rechnungsstellung der Anmeldegebühren: Alle Rechnungen werden künftig 21% MwSt. enthalten, wie gesetzlich vorgeschrieben.

Es ist wichtig zu betonen, dass dieser MwSt.-Betrag vollständig an die belgischen Steuerbehörden abgeführt wird. Die FMBB behält diesen Betrag nicht ein, und er kommt der Organisation in keiner Weise zugute. Es handelt sich daher ausdrücklich nicht um eine Erhöhung der eigentlichen Teilnahmekosten — der Grundbetrag der Anmeldegebühr bleibt unverändert.

Vereine und Organisationen, die selbst mehrwertsteuerpflichtig sind, können die MwSt. möglicherweise über ihre eigene MwSt.-Erklärung zurückfordern. Wir empfehlen, diesbezüglich Ihren eigenen Buchhalter oder Steuerberater zu konsultieren.

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Zahlungsfrist und Nachverfolgung

Um eine reibungslose organisatorische Abwicklung zu gewährleisten, bitten wir alle Vereine und Teamleiter, ihre Rechnung innerhalb der auf der Rechnung angegebenen Zahlungsfrist zu begleichen. Verspätete Zahlungen können die endgültige Bestätigung der Anmeldung beeinträchtigen.

Bei Fragen zu einer Rechnung, einer Zahlung oder der MwSt.-Situation wenden Sie sich bitte an die FMBB über die bekannten Kontaktdaten. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung.

Hier is de Spaanse vertaling:

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Pagos & Inscripciones

Registro y facturación de los participantes

Una vez que un jefe de equipo ha inscrito a su equipo en una disciplina, se generará y enviará automáticamente una factura por los gastos de inscripción. Dicha factura irá dirigida a la persona de contacto designada durante la inscripción como responsable del pago. Si no se ha especificado ninguna persona de contacto por separado, la factura se enviará directamente al jefe de equipo.

Es responsabilidad del jefe de equipo asegurarse de que la factura llegue a la persona correcta. En caso de que la factura haya sido enviada a la persona equivocada, corresponde al jefe de equipo corregirlo con prontitud y reenviar la factura a la persona de contacto adecuada dentro del club u organización.

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Pago de la factura

Al realizar el pago de una factura, es obligatorio utilizar la referencia de pago estructurada indicada en la factura. Esta referencia estructurada permite procesar los pagos de forma rápida y precisa, y vincularlos sin demora a la inscripción correspondiente.

En caso de que la referencia de pago estructurada no pueda utilizarse por razones técnicas u otras, el campo de comunicación libre deberá contener obligatoriamente la siguiente información, de forma claramente legible:

• El nombre abreviado del club
• El país del club
• La disciplina para la que se realizó la inscripción
• El número de participantes

Los pagos en los que falte esta información o esté incompleta no podrán procesarse automáticamente y podrán ocasionar un retraso en la confirmación de la inscripción. En caso de incertidumbre persistente respecto a un pago, se contactará directamente con el jefe de equipo.

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Obligaciones del IVA a partir de 2026

A partir de 2026, la FMBB estará sujeta a la legislación del IVA en Bélgica. Esto tiene un impacto directo en la facturación de los gastos de inscripción: todas las facturas incluirán a partir de ahora un 21% de IVA, tal y como exige la legislación vigente.

Es importante destacar que este importe de IVA se transfiere íntegramente a las autoridades fiscales belgas. La FMBB no retiene este importe y no beneficia a la organización de ninguna manera. Por lo tanto, esto no constituye en ningún caso un aumento de los costes reales de participación — el importe base de la cuota de inscripción permanece sin cambios.

Los clubes y organizaciones que estén sujetos al IVA por sí mismos podrán recuperar el IVA a través de su propia declaración de IVA. Recomendamos consultar a su propio contable o asesor fiscal al respecto.

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Plazo de pago y seguimiento

Con el fin de garantizar un procesamiento organizativo fluido, solicitamos a todos los clubes y jefes de equipo que abonen su factura dentro del plazo de pago indicado en la factura. Los pagos tardíos pueden afectar a la confirmación definitiva de la inscripción.

Para cualquier pregunta relacionada con una factura, un pago o la situación del IVA, no dude en ponerse en contacto con la FMBB a través de los datos de contacto habituales. Estamos a su disposición para ayudarle.